Les 10 meilleurs outils de travail à distance pour les équipes distribuées

Les 10 meilleurs outils de travail à distance pour les équipes distribuées

Management - Septembre 16, 2021

Le travail à distance est en plein essor depuis quelque temps déjà. De plus, le Covid-19 a certainement imposé le rythme du changement et les employés adaptent rapidement leurs horaires et leurs habitudes afin que le travail en remote soit à la fois gérable, mais aussi productif.

Même si certains défis restent à relever, le remote offre la possibilité de créer des changements positifs et une collaboration productive entre les équipes. Pour les entreprises qui ont adopté cette méthode, voici certains des avantages dont elles ont pu bénéficier :

  • Les salaires et les services sont souvent moins chers dans d'autres pays.
  • De meilleurs talents sont souvent disponibles dans d'autres pays également.
  • Votre entreprise devient plus attrayante pour divers talents.
  • Le fait que les membres de l'équipe soient répartis sur plusieurs fuseaux horaires peut donner à votre entreprise une présence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
  • Vous pouvez ainsi acquérir des connaissances culturelles et des perspectives différentes.
  • Développez votre présence et établissez des contacts sur d'autres marchés.

Les avantages sont innombrables, mais il existe aussi des défis dans la gestion d'une équipe distribuée. Dans cet article, nous vous donnerons les dix des meilleurs outils de travail à distance pour les équipes distribuées afin de surmonter ces écueils.

 

Top 10 des outils de travail remote pour les équipes distribuées

Nous allons nous concentrer sur les meilleurs outils pour les équipes distribuées sur différents sites, éventuellement dans différents pays et fuseaux horaires à travers le monde. Cette situation présente un certain nombre de défis propres à elle :

  • Fuseaux horaires
  • Barrières linguistiques
  • Différences culturelles
  • Fêtes religieuses, événements annuels, etc.
  • Cultures variées sur le lieu de travail
  • Différences de salaires minimums/acceptables
  • Différences dans les droits des travailleurs
  • Les différences technologiques (vitesse d'Internet, couverture, accès aux sites web, etc.)

Outre ces défis uniques, vous devez également surmonter toutes les difficultés habituelles liées au travail à distance :

  • La solitude
  • La collaboration et/ou la communication
  • Les distractions à la maison
  • Être dans un fuseau horaire différent de celui de ses coéquipiers
  • Rester motivé
  • Prendre des vacances
  • Trouver une bonne connexion internet
  • Autre

Les recommandations trouvées dans cet article visent à résoudre les problèmes uniques auxquels sont confrontées les équipes distribuées ainsi que les défis habituels des employés remote.

Chez Skaalab, nous avons des membres d'équipes dédiés à distance en Ukraine et dans d'autres pays du monde entier, et nous avons donc dû surmonter tous ces défis - et c'est pourquoi nous avons confiance en notre capacité à vous aider.

Voici un bref résumé des 10 outils de travail à distance et des problèmes qu’ils vont résoudre :

  • Serene : pour éviter les distractions et rester concentré sur la tâche à accomplir afin d’être plus productif.
  • Status Hero : permet à chaque membre de l'équipe de voir sur quoi chacun travaille en temps réel pour éviter les interruptions et les pertes de temps.
  • Toggl : un outil de suivi du temps pour chaque employé et l’équipe dont il fait partie.
  • Slack : un outil de communication d'équipe pour faciliter le travail individuel et la collaboration.
  • Monday : un outil de gestion de projet pour les chefs d'équipe et les membres individuels de l'équipe afin d'accomplir des tâches et des projets plus rapidement.
  • Google Drive : création, collaboration et partage gratuits de fichiers pour les documents de base (fichiers texte, feuilles de calcul, présentations, etc.)
  • InVision : un outil de conception collaborative de prototypes pour transformer plus rapidement les concepts en réalité.
  • Spark : une expérience de collaboration par mail sans distraction pour garder les équipes concentrées et les aider à accomplir leurs tâches plus rapidement.
  • Doodle : la planification des réunions, des appels vidéo et des sessions communes de l'équipe se fait sans tracas.
  • Zoom : vidéoconférence, la voie à suivre pour les équipes distribuées.

Avec ces outils à votre disposition, vos employés peuvent faire preuve d’une plus grande productivité, à la fois en travaillant individuellement et en collaborant avec les autres membres de l'équipe. Ces outils aident également les chefs d'équipe et de projet à garder tout le monde sur la bonne voie et à s'assurer que les objectifs sont atteints.

1. Serene (Mac)

L'application aide les employés à maximiser leur efficacité en se concentrant sur un seul objectif par jour plutôt que de diviser leur attention. De nombreuses études montrent que le multitâche tue la productivité et c'est le principe de Serene. Le slogan de l'application en dit long : "Le multitâche est un mythe. La monotâche est une superpuissance".

Principales caractéristiques :

  • Bloqueur de sites web : bloquez les sites web qui vous distraient, tels que les réseaux sociaux et les sites d'information.
  • Bloqueur d'applications : vous pouvez également bloquer les applications qui détournent votre attention du travail - les réseaux sociaux, votre application de messagerie électronique et tout ce qui peut vous gêner.
  • Des sessions sans distractions : travaillez en sessions de 20 à 60 minutes avec des pauses régulières pour maximiser votre productivité.
  • Minuteur de session : Il vous indique le temps qu'il vous reste pour accomplir les tâches, ce qui vous donne un sentiment d’accomplissement à la fin de chaque session.
  • To-do list : Gérer vos tâches et assurez-vous que tout est fait par le bon membre de l'équipe.
  • Planificateur de journée : définissez votre objectif pour la journée, fixez vos tâches et faites en sorte que tout soit fait.
  • Musique d'ambiance : jouez une musique de fond pour vous aider à rester concentré.
  • Mode silencieux : mettez automatiquement votre téléphone en mode silencieux pendant que vous travaillez pour éviter les distractions inutiles.

Pour maximiser la productivité, Serene demande aux membres de l'équipe de définir un seul objectif au début de chaque journée, qui peut être divisé en plusieurs tâches/sessions qui permettront d'atteindre l'objectif du jour.

Les utilisateurs travaillent en sessions courtes (20 à 60 minutes), avec des pauses entre chaque session. Cette méthode s’est avérée efficace pour maximiser l'efficacité et la concentration. Pendant que les membres de l'équipe travaillent sur une tâche, Serene bloque les sites et applications distrayants et indique aux utilisateurs le temps qu'il leur reste pour accomplir la tâche en question.

2. Status Hero (Windows, Mac, application web)

Si vous avez déjà géré ou travaillé au sein d'une équipe à distance, vous comprendrez l'importance des statuts. Il est essentiel de permettre aux membres de l'équipe de définir des statuts tels que "disponible", "occupé", "absent" et "indisponible". C'est le rôle fondamental, mais inestimable, des statuts sur les logiciels de collaboration et Status Hero transforme ce concept en un outil de productivité majeur.

Principales caractéristiques :

  • Statuts de disponibilité : les utilisateurs peuvent définir leurs statuts de disponibilité afin que chaque membre de l'équipe et chaque responsable puisse le consulter.
  • Check-ins : les utilisateurs fournissent une description rapide de ce qu'ils font afin que personne n'ait besoin de leur demander sur quoi ils travaillent actuellement.
  • Fuseaux horaires : Status Hero détecte les fuseaux horaires des utilisateurs (ceux-ci peuvent également être définis par l'utilisateur) pour aider les membres de l'équipe à collaborer dans différents lieux géographiques.
  • Bloqueurs : les membres de l'équipe peuvent signaler tout problème qui les empêche d'accomplir leurs tâches.
  • Gestion de projet : les responsables et les membres de l'équipe peuvent voir combien d'objectifs sont atteints et combien d'objectifs sont en attente, en temps réel.
  • Plusieurs équipes : vous pouvez diviser les équipes en plusieurs groupes, attribuer des projets à différentes équipes et passer de l'une à l'autre à la volée.
  • Suivi de l'humeur : obtenez une meilleure idée de l'état émotionnel des membres de l'équipe.
  • Mode observateur : pour que les responsables et les parties prenantes puissent voir les progrès réalisés sans interrompre les flux de travail des membres de l'équipe.

La meilleure façon de décrire Status Hero est de dire qu'il élimine les frictions du travail et des collaborations à distance. Lorsque chacun sait sur quoi les autres travaillent, il n'y a plus d'interruptions lorsque des tâches importantes sont accomplies. La collaboration est essentielle pour atteindre les objectifs de l'équipe, mais le simple fait d'envoyer un message au mauvais moment peut entraver la productivité.

Selon une étude de l'université de Californie, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se remettre d'une distraction. De nombreuses études ont donné des chiffres similaires, ce qui montre à quel point il peut être coûteux d'interrompre un travailleur à distance par de multiples e-mails et messages tout au long de la journée. Status Hero élimine ce problème tout en permettant aux chefs d'équipe et de projet de suivre les progrès sans les interrompre.

3.Toggl (Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox)

Toggl est une application de suivi du temps qui fonctionne en arrière-plan pendant que les utilisateurs travaillent. Elle est essentiellement conçue pour suivre avec précision le temps nécessaire à l'exécution des tâches. Par-dessus tout, les données fournies vous aident à comparer les bénéfices avec le temps consacré aux tâches et les coûts de main-d'œuvre afin de voir quels projets et quels clients sont les plus rentables.

Principales caractéristiques :

  • Suivi du temps : voyez combien de temps vous (ou d'autres personnes) prenez pour faire les choses.
  • Augmentez vos profits : vérifiez que vous facturez suffisamment pour le temps nécessaire à la réalisation des projets.
  • Rapports : voyez si vous êtes productif et si votre temps est rentable grâce aux rapports Toggl.
  • Plateforme croisée : les applications merveilleusement conçues de Toggl fonctionnent avec presque tous les systèmes d'exploitation en ligne, de sorte que vous pouvez y accéder où et quand vous en avez besoin.

Vous pouvez également voir combien de temps les membres de l'équipe passent sur des tâches individuelles pour surveiller la productivité et voir si quelqu'un prend beaucoup ou pas assez de travail.

À première vue, Toggl est un logiciel de productivité assez banal, mais il peut être un outil inestimable pour s'assurer que les tâches sont accomplies assez rapidement et que les projets génèrent suffisamment de revenus pour le temps (et les autres ressources) qui y sont consacrés.

4. Slack (Windows, Mac, iOS, Android et web)

Slack est l'outil de communication qui permet de réunir les équipes à distance. La plateforme organise les conversations en canaux, que les membres de l'équipe peuvent rejoindre et quitter, selon les besoins, afin que personne ne reçoive de messages ou de notifications qui ne les concernent pas. Les conversations peuvent également se dérouler dans des fils de discussion, qui gardent les messages en dehors du canal principal afin que les discussions ne gênent pas les sujets et les projets principaux.

Principales caractéristiques :

  • Messagerie instantanée : communication en direct entre chaque membre de l'équipe pour une collaboration sans faille.
  • Statuts : les utilisateurs peuvent définir des statuts de disponibilité pour se concentrer sur des tâches individuelles selon les besoins.
  • Partage de fichiers : partage de fichiers par pour les PDF, images, vidéos et autres types de fichiers basiques.
  • Appels vocaux et vidéo : appels vocaux et vidéo directement depuis Slack.
  • Partage d'écran : permet aux membres de l'équipe de montrer leur travail aux autres en temps réel pour une meilleure collaboration.

Il existe des tonnes d'outils de productivité sur le marché et beaucoup d'entre eux offrent des fonctionnalités plus ambitieuses que Slack. Cependant, Slack réunit les éléments de base de la communication en une seule plateforme facile à utiliser, d'une manière qu'aucun logiciel n'a vraiment réussi à égaler depuis sa première sortie en 2013.

5. Monday (iOS, Android, application web)

De nombreux outils de gestion de projet sont conçus pour les équipes digitales de nos jours, mais Monday offre un ensemble de fonctionnalités plus avancées que certaines des alternatives les plus connues comme Trello. Beaucoup d'outils de gestion de projet redéfinissent essentiellement le concept de to-do lists ou créent des tableaux "Kanban", mais des outils comme Monday et Asana ont mis au point des plates-formes de gestion entièrement conçues pour les chefs d'équipe.

Principales caractéristiques :

  • Gestion de projet : Monday est un outil de gestion de projet avancé qui aide les membres d’une équipe à atteindre des objectifs plus ambitieux.
  • Gestion des tâches : outils de gestion des tâches qui traitent chaque tâche comme un élément constitutif des objectifs du projet.
  • Vues : les vues multiples vous permettent de vérifier les aperçus de projet, les calendriers, les flux de travail individuels, les listes de contrôle et les rapports.
  • Suivez les progrès : suivez les tâches, mettez à jour les statuts, recevez des notifications lorsque des délais se rapprochent et réaffectez ou priorisez les tâches en toute simplicité.
  • Charge de travail hebdomadaire : les membres de l'équipe peuvent travailler sur plusieurs projets sans se perdre en utilisant la vue d'ensemble hebdomadaire du lundi.
  • Partage de fichiers : téléchargez et partagez des fichiers afin que chacun ait accès aux ressources dont il a besoin via le même tableau de bord.

Les responsables d'équipe peuvent attribuer des tâches aux membres en fonction de leur charge de travail, de leur lieu de travail, de leur expérience, de leur langue maternelle et de l'évaluation des tâches précédemment réalisées.

6. Google Drive (Windows, Mac, iOS, Android et web)

Je n'ai probablement pas besoin de dire grand-chose sur Google Drive ; c'est cette alternative à Microsoft Office qui fonctionne bien mieux pour les remote que la suite d’outils Microsoft.

Principales caractéristiques :

  • Documents : Documents Word, feuilles de calcul, présentations et tous les documents essentiels que nous considérons comme acquis de nos jours - gratuitement.
  • Stockage dans le nuage : l'élément "cloud" de Google Drive est ce qui le rend si utile pour les équipes distantes, leur permettant de créer, télécharger, partager et collaborer sur des fichiers.
  • Collaboration : la collaboration en temps réel sur les fichiers de Google Docs fonctionne sans qu'aucun retard ne se produise et c'est là qu'elle éclipse vraiment Microsoft Drive.

Certes, la suite de Microsoft Office, qui ressemble à Word et Excel, est un peu plus performante en termes de fonctionnalités, mais Google Drive est bien plus performant en tant qu'outil de stockage et de collaboration dans le cloud.

7. InVision (Windows, Mac, iOS, Android)

Qu'il s'agisse de la refonte de votre site Internet, de la création d'une application mobile ou du développement de votre propre logiciel, InVision est l'outil collaboratif qui aide les équipes de conception à sortir plus rapidement de la phase de conception.

Principales caractéristiques :

  • Prototypage : créer des prototypes interactifs avec des animations et des effets afin que les développeurs, les clients et les membres de l'équipe puissent voir à quoi ressemblera le produit final.
  • Collaboration : de la création d'idées au partage de fichiers, InVision fournit les outils de collaboration dont les concepteurs remote ont besoin.
  • Messagerie : les membres de l'équipe peuvent travailler sur des projets, échanger des idées et fournir des commentaires sur le travail des autres.
  • Gestion de la conception : les chefs d'équipe peuvent gérer les projets et les processus de conception en cours.
  • Développement intégré : InVision crée un processus de conception et de développement intégré dans lequel les deux équipes peuvent travailler ensemble et collaborer au fur et à mesure que les projets passent d'une étape à l'autre.

InVision est également utilisé par certaines des plus grandes entreprises technologiques, des organisations médiatiques et des start-ups. Il s'agit avant tout d'outils de conception collaborative créés par des designers remote pour des designers remote et c'est pourquoi il mérite une place dans cette liste.

8. Spark (Mac, iOS, Android)

Spark est un outil de smart mailing qui empêche les boîtes de réception d’entraver la productivité. Mieux encore, il les transforme en un atout pour les équipes distribuées. La boîte de réception intelligente de Spark catégorise automatiquement les mails de chaque compte et vous permet de donner la priorité aux mails importants tout en filtrant ceux qui ne vous intéressent pas.

Principales caractéristiques :

  • Boîte de réception intelligente : nettoyez votre boîte de réception, trouvez n'importe quel mail grâce à la "recherche intelligente" et mettez en attente les courriels qui n'ont pas besoin de votre attention pour le moment.
  • Notifications intelligentes : ne recevez des notifications que pour les mails importants.
  • Affectez les mails : assignez des mails aux membres de votre équipe pour que la bonne personne gère les tâches appropriées.
  • Communication : commentaires privés de l'équipe, brouillons partagés, modèles de réponse et chat instantané pour les équipes collaboratives.
  • Mailing automatisé : planifiez l'envoi des courriels aux moments où les gens sont les plus susceptibles de les lire.
  • Rappels : recevez des rappels pour donner suite aux mails importants au bon moment.

Vous pouvez également faire un rappel pour plus tard, assigner des e-mails aux membres de l'équipe, discuter avec eux, partager des brouillons, définir des rappels pour les suivis et programmer des e-mails à envoyer plus tard. Tout comme Google Drive, le texte est créé et édité en temps réel, tandis que les membres peuvent communiquer par messagerie instantanée pour perfectionner les mails importants. Tous les détails clés peuvent être inclus dans les mails par la bonne personne sans aucune confusion ou inexactitude.

9. Doodle (application web)

Doodle est une application qui permet d'organiser facilement des réunions sans l’aller-retour par mail. Peu importe la taille de votre équipe ou le nombre de fuseaux horaires sur lesquels elle est répartie, Doodle organise vos réunions, ce qui est très important pour les équipes distribuées sur différents fuseaux horaires.

Principales caractéristiques :

  • Calendrier des équipes : organisez des réunions, des appels vidéo et des sessions de collaboration sans les allers-retours par mails.
  • Disponibilité : les membres de l'équipe peuvent définir leurs heures de disponibilité, qui s'adaptent automatiquement aux fuseaux horaires.
  • Rappels : définissez des rappels pour que les membres de l'équipe soient toujours prêts pour les réunions.

En principe, les utilisateurs fixent leurs heures de disponibilité, qui sont accessibles aux autres membres de l'équipe, et les réunions peuvent être programmées en fonction des heures de disponibilité de chacun. Les utilisateurs confirment simplement qu'ils peuvent participer et la réunion prend place. Les membres de l'équipe recevront également des rappels automatiques avant les réunions afin que rien ne soit oublié.

10. Zoom (Windows, Mac, iOS, Android et web)

Zoom est une suite d'outils de vidéoconférence et de communication conçus pour les équipes remote, les conférences d'entreprises virtuelles, les webinaires et autres objectifs d'entreprise.

Principales caractéristiques :

  • Vidéoconférence : les équipes à distance peuvent organiser des vidéoconférences en groupe ou individuellement.
  • Appels audio : vous pouvez également organiser des appels audio en groupe ou individuellement lorsque les réunions en face à face ne sont pas nécessaires.
  • Webinaires : vous pouvez également utiliser Zoom pour organiser des webinaires.
  • Messagerie : Les membres de l'équipe peuvent envoyer des messages en utilisant Zoom.
  • Partage de fichiers : Partagez des fichiers pendant et en dehors des chats vidéo/appels quand le besoin se fait ressentir.

Zoom est un outil de communication riche en fonctionnalités pour les équipes distribuées.

Jusqu'où ira votre équipe distribuée ?

Les outils de productivité sont importants pour toute entreprise, mais ils sont la seule connexion sur laquelle les équipes distribuées peuvent compter, vous devez donc faire le bon choix.

Tous les outils que nous avons examinés dans cet article ont des objectifs différents, mais chacun d'entre eux est crucial pour que vos employés atteignent leurs objectifs, quelle que soit la distance qui les sépare.